Se você tem um bom hospedeiro deve ter a possibilidade de usar o serviço de email do Google para gerenciar as contas de email do seu site. Por exemplo, o webmail das contas de email da i4B.com.br são idênticos ao do gmail.com.
Naturalmente que nós podemos acessar esses emails com um programa de email. De preferência que suporte o protocolo IMAP que mantém o seu programa de email sincronizado com o seu webmail reproduzindo inclusive as pastas que criamos.
Há algum tempo fiz um vídeo explicando as vantagens do IMAP:
O Google oferece explicações de como configurar o IMAP e o POP em vários programas de email como o Thunderbird, mas até o momento elas não foram atualizadas para a versão 3.0 do Thunderbird e por isso criamos esse breve tutorial.
Considerando que o seu email é seu_login@seu_dominio.com.br o passo a passo é esse:
- Entre no seu webmail (mail.seudominio.com.br) com o login seu_login
- No canto superior direito da tela tem um menu: seu_login@seu_dominio.com.br – Gerenciar esse domínio – Configurações – Ajuda – Sair. Clique no Configurações
- Abre-se uma tela com várias abas: Geral, contas, marcadores, Filtros, Encaminhamento e POP/IMAP etc. Clique no “Encaminhamento e POP/IMAP”
- Ative a primeira opção de Baixar pelo POP (Ativar o pop para todos os emails) e/ou a primeira do IMAP. Sugiro usar o IMAP e vou continuar as instruções considerando que vc vai usá-lo
- As instruções restantes para quem usa a versão 2.0 estão no tópico Configurar o Thunderbird 2.0 do help do Google
Como configurar o Thunderbird 3.X para acessar o email do Google para sites
Abra o Thunderbird e vá no menu Arquivo/Novo/Conta de email. Vai aparecer a tela a seguir:

Os campos são os seguintes:
- Seu nome: Livre, coloque o nome que você usa
- Endereço de email: o seu endereço em seu domínio, ou seja seu_login@seudominio.com.br
- Senha: a mesma que você usa para acessar o webmail do seu_login@seudominio.com.br
Depois de preencher esses campos clique em continuar para ver a tela seguinte.

Essa tela tenta detectar automaticamente suas configurações e não funciona muito bem com o Google for Applications. Clique em “Parar” para fazer a configuração manualmente. A tela ficará assim:

Preencha da seguinte forma:
- Nome de usuário: seu_login@seu_dominio.com.br
- Recebimento: imap.gmail.com
- IMAP: 993
- SSL/TLS
- Envio: deixe qualquer um pois vamos alterar mais à frente
Clique em “Configuração manual…” na tela acima para entrar na tela de configuração detalhada:

Aqui já deverá estar tudo ok, mas é bom conferir antes de continuar.
Depois de conferir clique em “Servidor de envio (SMTP)” no quadro branco do lado esquerdo da janela. É a última opção na imagem acima.

Essa tela permitirá configurar o servidor de envio de mensagens. Em termos práticos qualquer um pode ser usado, mas é adequado configurar um para cada conta de email.
Clique em adicionar e preencha a tela que aparece como a da imagem abaixo:

Agora você pode ir para o último passo: associar essa conta de SMTP à conta seu_login@seu_dominio.com.br
Depois de clicar em OK na tela acima você verá apenas a tela “Configuração avançada do Thunderbird 3.0” novamente.
Clique em seu_login@seu_dominio.com.br (na imagem abaixo está riscado de preto) que está no mesmo quadro branco onde você achou o “Servidor de envio (SMTP)” e ela deve ficar como na imagem abaixo:

Note que pouco acima dos botões “Ok” e “Cancelar” que ficam no canto inferior direito tem a opção “Servidor de envio (SMTP). Basta clicar na setinha no campo ao lado dele e escolher o servidor de envio de email que acabamos de criar.
Caso você crie outras contas de email no mesmo domínio (seu_dominio.com.br) crie também uma conta de SMTP para cada uma pois alguns serviços de email enviam as respostas para o endereço especificado no servidor SMTP, ou seja, se você tem uma conta fulano e outra beltrano @seu_dominio.com.br e enviar uma mensagem da caixa postal da conta fulano usando o SMTP da conta beltrano é possível que a resposta ao seu email seja direcionada para beltrano@seu_dominio.com.br e não para fulano@seu_dominio.com.br.
Parabéns pela excelente matéria! Aqui vai meu contributo:
http://www.configuraroutlook.com/thunderbirdgmail.php
Ensina também, como configurar com QUALQUER conta de email seja Gmail Hotmail Yahoo ou outro qualquer.
Cumps,
Pedro Silva